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2004/09/22(水)
電子メール、やってはいけない７カ条
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【サイエンス】電子メール、やってはいけない７カ条
ロンドン――インターネットの普及に伴って、仕事上の連絡に電子メールを使う人が増え、電話や手紙の時代にはなかったトラブルも目につくようになった。携帯情報端末（ＰＤＡ）大手は、欧州の企業で働く７５０人に対する調査を基に、電子メールの使い方をめぐる７つの問題点とその対策をまとめた。
同社は英国、フランス、ドイツ、スペイン、イタリアにある従業員５００人以上の企業で調査を実施した。協力した実験心理学の専門家コレット博士によると、「仕事の場では、メールを通してしか知らない相手も多くなっている。だが面と向かって話す時と同様、メール上でも相手に与える印象は大切。一歩間違えば、人間関係を損ねてしまうこともあり得る」という。
同博士によれば、よくある「トラブル」の筆頭に挙げられるのは、受け取ったメールに返信しないケース。
今回の調査対象者のうち８割近くが、「返事を催促しなければならないのは不愉快」と感じていた。相手から返事がないために仕事が遅れたことがある人も、６割以上を占める。「返信は必ず２４時間以内に。回答を保留する場合は、そう伝えるだけでもいい」と、アドバイスする。
メールが届いたのに受け取っていないふりをして、責任逃れを図ったことはないだろうか。英国ではこの手段を使う人が１割強と、他国の約２倍に上った。だが博士によれば、これは逆効果。
メールの場合、送信されたかどうかは簡単に確認できるからだ。
急ぎの用件を伝えたい時には、メールと同時に電話でも連絡した方がいい。調査では、３割近くが「緊急のメールを黙って送られるのは困る」と答えた。
簡単な用件をだらだらと書くのは禁物だ。経営陣を中心に、約２割の人が「長いメールは迷惑」と感じている。
メールの送信先は、関係者だけにとどめること。無用な「ＣＣ」を迷惑だと感じる人も、全体の３割近くを占めた。
文法やスペルの誤り、まとまりのない論旨などにも要注意だ。間違いだらけのメールを受け取って、相手に「マイナスの感情」を抱く人は、８割余りに上る。「メールが丁寧すぎて困ることはない。手紙と同じつもりで書き、送信ボタンを押す前にもう一度チェックを」と、強調する。
さらに、文の調子にも注意しなくてはならない。メールでは身振りや声が伝わらないだけに、何気ない一言でも誤解を招く可能性がある。
調査結果には、国による気質の違いも表れた。文法やスペルのミスを特に重くみるのはフランス人、逆にあまり気にせず、返事も遅れがちなのがイタリア人。メールでの行き違いで同僚とトラブルになったことのある人はドイツに多く、２割以上を占めていた。
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